Tidsregistrering: En organisatorisk guldgrube, men pas på faldgruberne
Tidsregistrering kan i nogle organisationer have et dårligt image, fx et image af kontrol og sikkert nogle gange berettiget, fordi ledelsen desværre ikke har skabt en kultur for, at god tidsregistrering skaber et solidt fundamentet for et fælles overblik, planlægning og ansvar for alle i hele organisationen. Et fundament baseret på fakta, og som koblet med anden data, fx antal løste opgaver, er en guldgrube for enhver organisation. Hvad enten det er tale om en privat virksomhed, en ngo eller offentlig forvaltning og service.
Det kræver dog, at tidsregistreringen er mere end blot komme- og gåtider, fordi den gode tidsregistrering fokuserer på tidsforbruget på de opgaver og projekter, som organisationen løser.
En velunderbygget tidsregistrering kan fx understøtte et fælles overblik, så man ved, hvad tiden faktisk bliver brugt på i stedet for, hvad man tror tiden bliver brugt på. Den kan fx være med til at sætte fokus på den væg-til-væg mødekultur, som nogle steder som en anden gøgeunge æder megen god tid op.
En velunderbygget tidsregistrering kan fx understøtte den fælles planlægning, når man kender det historiske tidsforbrug. Hvilket kerneopgaver og projekter skal og kan prioriteres fremadrettet i planlægningen, når man ved, hvilke ressourcer der i den kommende periode er at gøre godt med.
En velunderbygget tidsregistrering er således et særdeles godt fundament for at skabe et fælles ansvar for projekter og kerneopgaverne i enhver organisation, men der er selvfølgelig også nogle faldgruber. Her er et udpluk:
Faldgrube 1. Er tidsregistrering af opgaver ikke bare en kontrol af den enkelte medarbejder? Nej, for det giver ingen mening, tro på dine medarbejdere/kollegaer og skab tillid til, at overblikket selvfølgelig bruges til fælles bedste. En fælles kultur for tidsregistrering skabes gennem meningsfulde handlinger.
Faldgrube 2. Skal tidsregistreringen ikke være meget detaljeret for at sikre en millimeterretfærdighed? Nej, for det giver ingen mening, for ingen kan jo huske så præcist, og så bliver det blot til gætteri. Det skal fx kunne måles i minimum 30 minutter og helst i timer i løbet af en dag.
Faldgrube 3. Er det smart med præudfyldte felter med angivelse af tidsforbrug, fx en frokost på 30 min. eller fredagsmorgenmad, for så kan man udfylde tidsregistreringen hurtigere? Nej, det er en dårlig ide, for det er vigtigt, at man hver dag ved dagens afslutning tænker over, hvad har man brugt sin tid på i dag. (Det kan jo være, at frokosten var kortere eller længere, eller at man først kom senere på arbejde den dag) ud med parentesen, for vi gætter jo også! Derimod er det smart med præudfyldte arbejdsopgaver, så man kun skal bruge tid på at finde de eventuelle ekstraopgaver, man indimellem laver.
Faldgrube 4. Begreberne er da logiske for alle og behøver derfor ikke nogen nævneværdige definitioner med gode eksempler? Nej, det er en dårlig ide, for uklare definitioner skaber en usystematisk praksis på tværs af organisationen. En usystematisk praksis som igen betyder usikkerhed om fortolkningen. (Det kan fx være, hvordan et givent projektmøde skal tidsregistreres, skal det tidsregistres som et møde eller tidsregistreres under projektet og måske herunder også som et møde. Hvornår er et møde et møde?
Har I behov for en uforpligtende dialog om, hvordan en god kultur for tidsregistrering skabes, eller fx hvordan jeres system kan forbedres, så tag endelig fat i partner: Hjarn v. Zernichow Borberg, hjarn.borberg@cphfacilitation.dkeller på mobil 2010 0208.